Letter of dismissal

Письмо об увольнении (letter of dismissal) или о прекращении выполнения рабочих обязанностей (termination of employment letter) – вид официального документа, который информирует работника о прекращении работы, причине и дальнейших инструкциях, связанных с прекращением работы в компании. В письме указывается причина увольнения (reason for firing), дисциплинарные меры (disciplinary measures), которые принимались непосредственно до увольнения и не способствовали разрешению проблемы (solve the problem), и информация о получении выходного пособия (severance package) и последней зарплаты (final paycheck).

Структура письма

  1. Имена и адреса (Names and addresses) работника и работодателя (employer and employee).

    From:
    Manager HR
    Name of the company
    Address of the company*
    Date:

    To:
    Mr. / Mrs. First, Last Name
    Employee’s position (должность работника)

  2. *Обратите внимание на формат написания адреса на английском языке:

    Номер дома (Bld) – Улица (Street) – Квартира / Офис (Ap / Office) – Город (City) – Регион / Штат / Область (Region / State / Oblast) – Страна (Country) – Индекс (Zip-code)

  3. Вступление (Introduction) – сообщение причины увольнения (перечисление требований либо обязанностей, невыполнения которых привели к увольнению).

    Dear Mr. / Mrs …,

    Фразы, которые могут при этом использоваться:

    Фраза на английском Примерное значение фразы
    It has been noticed that despite our written advice and various oral warnings, you did not show any improvement in your performance. Было замечено, что, несмотря на все письменные советы и устные предупреждения, Вы не показываете улучшений в эффективности Вашей работы.
    We have observed that there has not been an acceptable improvement in your work as well as behaviour. Мы заметили, что не было соответствующих улучшений ни в работе, ни в поведении.
    Unfortunately, even after the counselling and ample time to learn and improve yourself, there has been no change in your performance. К сожалению, даже после консультаций и по прошествии достаточного времени для обучения и улучшения не произошло никаких изменений эффективности Вашей работы.
    Disciplinary measures and warnings were given but we have observed that there were no improvements. Были предприняты дисциплинарные меры и предупреждения, но никаких улучшений не было замечено.
  4. Основная часть (Main Body) следует как вывод после указанных причин. Это непосредственно сообщение о факте увольнения и информирование о дальнейших действиях (получение последней зарплаты, сдача рабочего инвентаря / ключей, сроки освобождения рабочего места).

    Несколько устойчивых фраз, которые используются при сообщении факта увольнения:

    Фраза на английском Примерное значение фразы
    We regret to inform you that your employment with (Name of the company) shall be terminated on September the 9th, 2013. С прискорбием сообщаем Вам о прекращении вашей работы в (Название компании) с 9 сентября 2013 года.
    The letter confirms our decision that your employment with (Name of the company) is terminated effective immediately. Данное письмо подтверждает наше решение о том, что Ваша занятость в компании (Название компании) официально незамедлительно прекращена.
    We are sorry to inform that your service with (Name of the company) has been terminated, effective from September the 9th, 2013. С сожалением сообщаем Вам, что Ваша работа в компании (Название компании) окончена, постановление вступает в силу с 9 сентября 2013 года.
    I am therefore — writing to confirm the decision that you will be dismissed, and therefore your last day of service with the company will be the 9th of September, 2013. Данным письмом подтверждается решение о Вашем увольнении, и то, что Ваш последний день работы в компании – 9 ноября 2013 года.

    Следующими фразами и выражениями пользуются при информировании о дальнейших действиях уволенного работника:

    Фраза на английском Примерное значение фразы
    We would like to receive your security swipe card, your office key, and the company owned laptop and cell phone at the termination meeting. Мы бы хотели забрать Вашу карту безопасности, ключ от офиса, ноутбук и мобильный телефон, принадлежащие компании, на прощальной встрече.
    Please return all company property to the security office including your employee access badge. The HR Department will provide you with all the information which includes details on a severance package and your final paycheck. Пожалуйста, верните все имущество компании в отдел службы безопасности, в том числе значок доступа сотрудника. Отдел кадров предоставит Вам всю информацию, включая детали получения выходного пособия и последней зарплаты.
    Please arrange the return of all company documents and property. Our HR manager can assist you. Просим договориться о возврате всех документов и имущества компании. Наш менеджер по персоналу может Вам помочь с этим.
    You have the right to appeal against this decision within seven days of receiving this letter of dismissal, in writing, giving your reasons. Вы имеете право обжаловать это решение в письменной форме с указанием причин обжалования в течение семи дней после получения данного письма об увольнении.
  5. Заключительная часть (Conclusion) – благодарность за сотрудничество и пожелание всех благ.

    Полезные фразы, которые могут использоваться:

    Фраза на английском Примерное значение фразы
    Thank you for your association with us. We wish you good luck for your future endeavors. Спасибо за сотрудничество. Желаем Вам удачи в Ваших дальнейших начинаниях.
    Wishing you the very best of success in your future endeavors. Желаем Вам наилучших успехов в Ваших будущих начинаниях.
    Thank you for your time in our company and best of luck to you in the future. Спасибо за работу в нашей компании и желаем Вам успехов в будущем.
  6. Подписи (Signatures)

    В конце письма указываются подписи, например:

    Respectfully (С уважением), Name of employer
    Yours sincerely (С искренним уважением),

Бывают случаи, когда работник увольняется по собственному желанию (voluntary resignation), и ему необходимо сообщить об этом компании. Такое письмо должно быть простым и кратким. Структура письма остается такой же, как указана выше. В основной части сообщается факт увольнения по собственному желанию. Следующие фразы могут быть полезными:

Фраза на английском Примерное значение фразы
I would like to inform you that I am resigning from my position of Sales Manager at your company, effective September 9, 2013. Я бы хотел сообщить Вам, что я увольняюсь с должности менеджера по продажам в Вашей компании с 9 сентября 2013 года.
This is my official notification that I am resigning from the position of Sales Manager at your company. Это мое официальное уведомление о том, что я увольняюсь с должности менеджера по продажам в Вашей компании.

В заключительной части работник благодарит работодателя за совместное сотрудничество.

Фраза на английском Примерное значение фразы
Thank you for opportunities that you have provided me with during years of our cooperation. Спасибо за возможности, предоставленные за годы нашего сотрудничества.
Thank you for professional and personal development. I have enjoyed being part of your team. Спасибо за профессиональный и личностный рост. Было приятно работать с Вами в одной команде.

Примеры письма об увольнении на английском языке вы можете просмотреть здесь:

Примеры письма работника при увольнении по собственному желанию можно просмотреть здесь: