Управление временем, или Trying to find time for… time

Время настолько ограничено, что нам нужно использовать его эффективно. Но то, что кажется эффективным одному, выглядит настоящей тратой времени (a waste of time) для другого. Давайте разберемся, как использовать ваше время в полной мере (to make the most of your time).

Что же такое «управление временем», или «тайм-менеджмент» (time management)? Это процесс планирования и тренировки навыков по сознательному контролю времени, затраченного на определенные виды деятельности (spent on specific activities), особенно, для того, чтобы увеличить эффективность (to increase effectiveness) и продуктивность (productivity).

Управление временем — это система (system), состоящая из процессов (processes), инструментов (tools), техник (techniques) и методов (methods), позволяющая добиться максимальной концентрации на выполнении задачи при наиболее эффективном использовании времени и сил.

Нам нужно научиться управлять временем, которое у нас есть, не только на работе, но и дома. Если вы сможете управлять временем, ваша ежедневная жизнь будет гораздо легче. Знание того, что нужно делать, сделает вашу жизнь менее напряженной (less stressful) и более продуктивной (more productive).

Один из интересных моментов на работе – это то, что люди рассуждают о времени по-разному. Например, для одних – короткий разговор на работе – это ценная деятельность, которая помогает построить и улучшить взаимоотношения (to build and improve work relationships) и преумножить успех. Для других же – короткий разговор – это трата времени и отвлечение внимания от выполнения дел (a distraction from getting things done).

Факт существования нескольких взглядов на ситуацию говорит о том, что у людей разные приоритеты (different priorities), которые могу привести к недоразумениям и конфликту (can lead to misunderstandings and conflict). Подумайте о вашем мнении на этот счет, прочтите статью и сравните советы о том, как лучше управлять временем.

Управляем временем

Время – не безграничный ресурс, и им нужно управлять эффективно. Так легко отвлечься на работе (to get distracted at work) и потерять счет времени (lose track of time): на ваш электронных ящик приходит интересное электронное письмо (an interesting email drops into your inbox), коллега заглядывает в дверь вашего кабинета (a colleague pops her head around the door of your office), или вы решаете выпить чашечку кофе, которая приводит к «полезному разговору по налаживанию связей» (a useful networking conversation) в кафетерии, что стоит вам сорока пяти минут.

Вот несколько рекомендаций по поводу того, как лучше добиться эффективности времени (time efficiency) на работе:

1. Создайте список дел (create a to-do list). Не поленитесь с утра (или с вечера до этого) записать то, чего вы хотите достичь (to achieve) во время рабочего дня. Это создает фокус и энергию сделать все запланированное.
2. Расставляйте приоритеты (prioritize and reprioritize). Определитесь с тем, какие задания важны, и начните с них. Зачастую люди смещают важные дела вниз списка (push important tasks down their list) просто потому, что им не нравится их делать. В течение дня проверяйте, нужно ли вам поменять приоритеты (whether you need to change your priorities).
3. Просто начните работать (just start working). Одна из причин, почему мы не выполняем задания – это потому, что оно кажется слишком сложным и непреодолимым (overwhelming). Упростите более сложные задачи, разбив их на подзадачи (into subtasks) с реальными сроками выполнения (realistic time frames). И не заставляйте себя достигать слишком многого в короткие сроки.
4. Знайте время своей максимальной работоспособности (the time when you work best). Некоторые из нас – совы (night owls) и любят работать по ночам (to burn the midnight oil). Другие предпочитают ранее утро, вдохновленное чашечкой крепкого кофе (spurred on by a cup of strong coffee). Знание своего рабочего ритма поможет эффективно выполнять задания.
5. Разберитесь с и-мейлами. Электронные письма – возможно, самый большой отвлекающий от работы момент (the biggest distraction from work). Отключите звуковые оповещения (the sound alert) электронных сообщений. Если что-то и впрямь важно, отправитель вам перезвонит. Приучите себя проверять и-мейлы каждый час и отвечать на самые срочные только после окончания выполнения самых важных задач (high-priority tasks).

Отношение ко времени

Почти каждый скажет вам, что управляет временем в той или иной мере. Но дело в том, что у людей разное понимание времени. Важно понимать различия и научиться общаться предельно ясно. Эдвард Т. Холл (Edward T. Hall), американский антрополог (anthropologist), исследовал культурные отличия в отношении ко времени и пришел к новым понятиям «монохроник» (monochronic) и «полихроник» (polychronic). Эти понятия сейчас широко используются для описания фундаментальных направлений человека в отношении времени и профессиональной жизни:

1. Монохроники. Таким людям свойственно быть высокоструктурированными (highly structured) и сфокусированными на времени (time-focused). Они разделяют свою жизнь на отдельные задачи и выполняют их одну за другой. Планирование (scheduling), пунктуальность и выполнение сроков сдачи (meeting deadlines) много значат для них, так как это, по их мнению, — наиболее профессиональный подход к выполнению дел. Это как раз те люди, которые первыми упомянут о невыполнении сроков завершения проекта (missing a deadline), будут смотреть на часы и говорить, что опаздывают. Они отдают предпочтение (give priority) структурам и временным рамкам (time frames) и будут менее заинтересованы в коротком разговоре. Они с радостью сообщат вам, что вы на пять минут опоздали на встречу, даже если это вызывает дискомфорт или замешательство (discomfort or embarrassment).
2. Полихроники. Этим людям свойственно делать несколько задач одновременно (multitasking), они расслаблены по поводу времени. Могут работать над несколькими делами одновременно, жонглировать (juggling) расписанием и приоритетами задач. Они ценят спонтанность и креативность (spontaneity and creativity). Для таких людей сохранение гармоничных отношений (harmonious relationships), например, посредством короткого разговора, так же важно, как и выполнение сроков сдачи проекта.

Когда люди этих двух типов встречаются, очень высока вероятность появления двусмысленности (misperception) и недоразумений (misunderstandings). Монохроники могут решить, что полихроники непрофессиональные (unprofessional) и хаотичные (chaotic). А вот полихроники, в свою очередь, могут быстро прийти к мнению, что монохроники склонны к отсутствию креатива (lack of creativity) и проявлению желания командовать.

Кто вы?

Итак, вот несколько примеров характеристик этих людей. Какие из нижеприведенных описаний подходят вам?

Монохроники

• Любят фокусироваться на выполнении одной задачи.
• Концентрируются на окончании задачи.
• Считают, что сроки выполнения проекта и план важны.
• Любят вовремя приезжать на совещания.
• Расставляют приоритеты по времени и срокам выполнения задач.

Полихроники

• Часто выполняют много дел одновременно.
• Не против, чтобы их прерывали во время выполнения дел.
• Считают, что сроки выполнения задачи могут изменяться.
• Толерантны в отношении опозданий на встречи.
• Для них приоритетными являются люди и взаимоотношения.

Найти взаимопонимание

Чтобы эффективно работать с другими людьми (и, конечно же, вашими деловыми партнерами из других стран или коллегами-иностранцами), нам нужно понять, как они относятся ко времени и в идеале желательно, чтобы и они понимали, как рассуждаем мы. Есть две основные стратегии (main strategies), которые мы можем использовать для построения взаимопонимания (mutual understanding) по поводу времени — это высказываться и задавать вопросы:

1. Высказываемся. Эта стратегия подразумевает обсуждение ваших предпочтений и нужд относительно времени открыто, чтобы люди понимали ваши ожидания. Например:
   

   I would prefer leaving things the way they are, as I think it’s too early to plan in detail. — Я бы предпочел оставить все, как есть, потому что думаю, еще слишком рано планировать детально.

   Let’s meet around 10 sharp. If you’re a little late, it is no problem. — Давайте встретимся ровно в 10. Если вы немного опоздаете, ничего страшного.

2. Задаем вопросы. Согласно этой стратегии нужно задавать вопросы и внимательно слушать ответы, которые дает собеседник. Например, вопросы могут быть такими:
   

   Do you think we need to push hard to complete this part of the project? — Вы думаете, нам стоит усиленно продвигать завершение этой части проекта?

   Are we going to have problems, if we are a little late with this part of the project? — У нас будут проблемы, если мы немного опоздаем с этой частью проекта?

   Если ответы на эти вопросы будут положительными, то, по всей вероятности, вы имеете дело с человеком, достаточно структурированным и сфокусированным на времени. Если же ответы отрицательные, то ваш коллега может быть относительным полихроником.

Можно задать несколько вопросов, чтобы понять, что ваш собеседник имеет в виду. Например, на совещании вы услышали такое утверждение:

We need to make sure we complete this part of the project on time. — Нам нужно убедиться, чтобы мы закончили эту часть проекта вовремя.

Вы можете уточнить его значение и понять, с каким типом людей вы имеете дело.

Способы уточнения понятия времени

Получайте разъяснения и обсуждайте неясности с партнерами на английском. Очень часто, когда вы спрашиваете кого-то, есть ли у них время на разъяснения и обсуждения, можно услышать одно и тоже: «У меня нет времени» (I don’t have the time). Просто не торопитесь (take the time) и подумайте об эффективном управлении временем.