Письмо-запрос на английском языке

В английском языке существует несколько разновидностей деловых писем (business letters). Среди них сопроводительное письмо (Covering Letter), благодарственное письмо (Thank-You Letter), письмо-предложение (Offer), письмо-заказ (Letter of Order), письмо для подтверждения заказа (Letter of Acknowledgement / Confirmation), письмо для отклонения заказа (Refusal of Orders), письмо-напоминание об оплате (Reminder Letter), письмо-рекламация (Letter of Complaint / Claim Letter) и другие.

В этой статье мы поговорим о том, как составлять письмо-запрос на английском языке (Inquiry / Enquiry Letter). К этому письму мы обращаемся в том случае, если хотим получить более точную информацию о каких-нибудь товарах (goods); узнать, есть ли они в наличии в той или иной компании (availability of goods). Письмо-запрос на английском языке отправляется в случае, если компания хочет уточнить время и сроки поставки продукции (delivery dates); ознакомиться с условиями поставки (terms), скидками (discounts), способами доставки и т.д. Стоимость того или иного товара (prices of goods), а также перечень товаров, представленный в каталоге (catalogue), тоже можно узнать с помощью письма-запроса на английском языке.

Как писать письмо-запрос на английском языке

Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было кратким, лаконичным, но в тоже время точно излагающим суть запроса. Так вы поможете компании, к которой обращаетесь, более оперативно ответить на ваш запрос. Безусловно, в начале письма должны быть представлены название и адрес вашей компании, и затем название компании, в которую вы отправляете ваше письмо-запрос на английском языке. Далее следует официальное обращение. Обычно это Dear Sir(s) или Dear Madam.

Костяк письма-запроса на английском языке может выглядеть следующим образом:

1. Обязательное указание источника, из которого вы узнали об интересующем вас товаре и компании, в которую вы обращаетесь.
2. Затем краткое изложение вашей просьбы о предоставлении информации по поводу того или иного товара.
3. Если есть, дополнительные вопросы по существу.
4. Некоторые данные о вашей компании, предложение о сотрудничестве.
5. Подпись.

Соблюдать именно такую очередность не обязательно, но желательно. Обычно письмо-запрос на английском языке отпечатано на фирменном бланке вашей компании с указанием всех ее контактных данных.

Что нужно знать для написания письма-запроса на английском языке?

Прежде всего, необходимо правильно оформлять адреса компаний на английском языке. Также вам понадобятся определенные клише и выражения, которые употребляются в письмах-запросах на английском языке. Они помогут вам прозвучать грамотно. В описании источника информации (пункт 1) вы можете использовать следующие фразы:

We noticed an advertisement describing… — Мы увидели рекламу (объявление), где говорится…

With reference to your advertisement in… — Относительно вашей рекламы в…

Regarding your order in… — Касательно вашей рекламы в …

You were recommended to us by…- Вас рекомендовали…

We have heard of your products from… — Мы узнали о продукции вашей компании из…

Когда вы запрашиваете информацию о товаре, обратите внимание на следующие выражения:

We suggest that you send us your catalogue and price lists… — Просим Вас выслать Ваши каталоги и прейскуранты…

We would like you to advise us of discounts and delivery time… — Просим сообщить о скидках и сроках поставок…

Could you give us some information (details) about… — Не могли бы вы предоставить нам информацию о…

We are particularly interested in… — Мы особенно заинтересовались…

Please, send us samples of…- Пожалуйста, вышлите нам образцы…

We would like to represent your products… — Мы хотели бы представлять вашу продукцию…

Рассказать вкратце о деятельности вашей компании помогут вот эти клише:

As distributors we have a large network of… — Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть…

We are regular buyers… — Мы специализируемся на покупке…

We are in the market for… — Мы имеем намерение купить…

Our company is subsidiary of… — Наша компания является филиалом…

We specialize in… — Мы специализируемся в…

Завершить письмо-запрос на английском языке лучше вежливой фразой:

We look forward to your early reply. – С нетерпением ждем вашего ответа.

Thanking in advance for your help. – Заранее благодарны за помощь.

Пример письма-запроса на английском языке

Baisy Clifford

Export-Import Manager