Письмо-претензия на английском. Жалуемся грамотно

В деловой практике и повседневной жизни случаются ситуации, когда необходимо составить письмо-претензию, когда, к примеру, поступил некачественный товар или оказанная услуга возмущает вас.

Подготовка

Перед тем, как сесть за написание подобного письма, прежде всего, убедитесь, что вы объективно правы. Письмо-претензию можно отправить как по электронной почте, так и по факсу, если предмет жалобы несущественный. Если же ситуация серьезная, то лучше отправить ее почтовым письмом, возможно, с уведомлением.

Нужно

1. Соберите всю необходимую информацию. Опишите проблему лаконично, пишите по существу и в четкой логической последовательности.
2. Укажите, какие меры, по вашему мнению, стоит принять, и в какие сроки вы ожидаете их выполнение.
3. Приложите к письму копии всех подтверждающих документов.

Не нужно

1. Независимо от степени вашего возмущения, ни в коем случае нельзя использовать грубость и переходить на личности.
2. Не стоит позволять себе уходить в сторону от основной проблемы, углубляясь в критические замечания в отношении компании и качества ее услуг.
3. Не следует отправлять письмо, не проверив его предварительно на наличие грамматических и пунктуационных ошибок.

Составляем письмо

Обращение

• Начните свое письмо с приветствия Dear Mr (or Mrs, Ms, Miss, etc.) Surname.
• Если вам не известно имя человека, к которому вы обращаетесь, начните письмо с Dear Madam или Dear Sir; если же вам неизвестен пол адресата, используйте Dear Sirs или Dear Sir or Madam.

Содержание

• Начало письма должно привлечь внимание читателя к раскрываемому вопросу. Например, We are writing to complain about…, We would like to complain…, We are writing with reference to Order#…, We would like to express our dissatisfaction with… или Thank you for your letter of…
• Раскройте суть вопроса как можно скорее, указывая причину, по которой вы пишете, в четкой и сжатой манере. Как только вы это сделали, можно добавить несколько деталей и фактов.
• В завершение письма сообщите о своих ожиданиях, например, We would appreciate if you could let us know as soon as possible what actions you suggest taking или We look forward to hearing from you regarding this misunderstanding within the next seven days.

Заключение

Формулировка заключения имеет стандартный формат:

• Если вы знаете человека, которому адресуете письмо, его нужно закончить фразой Yours sincerely.
• Если вы начинаете письмо-претензию обращением Dear Sir или Dear Madam, его необходимо закончить фразой Yours faithfully.
• Ваше имя нужно напечатать под подписью.

И помните: письма-претензии – это не письма-обвинения, они призваны обратить внимание на ошибку или недоразумение и исправить их. Такие письма нужно писать с учетом того, что в большинстве случаев поставщик оборудования или услуги также заинтересован в решении проблемы.