Век бумажных писем и почты, к сожалению, уходит безвозвратно. Как же раньше все было красиво и романтично. Влюбленные писали короткие послания и прикрепляли их к лапке почтового голубя, который потом пролетал огромные расстояния при любой погоде, чтобы доставить письмо. У деловых писем и писем государственной важности были свои интересные особенности, красивые твердые печати, которые помогали хранить важные сведения в секрете. И как ни грустно, но сегодня мы, жители 21 века пользуемся в большинстве случаев электронным письмом, потому что у него множество неоспоримых преимуществ.
Для начала несколько советов, о том, как научиться писать электронное письмо грамотно:
- Старайтесь учиться по примеру, т. е. обратите внимание на конструкции, которые использует ваш иностранный собеседник по почте.
- Если у вас есть друг-иностранец, или друг, который знает английский гораздо лучше вас, попросите его прокомментировать ваше письмо.
- В деловых письмах есть определенные клише и ключевые фразы, которые составляют структуру письма. Про данный вид писем можно подробнее узнать здесь из статьи «Деловые письма на английском языке».
Что касается общих рекомендаций:
- Самое главное: выбрать правильный стиль письма в зависимости от адресата, это определит и структуру письма, и лексику.
- ВСЕГДА пишите тему письма в соответствующей строке (a subject line), так адресату будет легче его найти, особенно если это деловое письмо.
- Краткость – сестра таланта. Не стройте слишком сложные предложения, особенно если ваш английский неидеален. Лучше усваивается информация, которая представлена четко и кратко.
- Если вы пишете деловое письмо знакомому коллеге-иностранцу, будьте осторожны с шутками. То, что смешно в нашей культуре, не всегда является веселым в другой, вашу шутку могут просто не понять.
- Если вы в плохом настроении, а вам нужно написать важное, но не слишком срочное письмо, лучше отложите его на некоторое время.
- ВСЕГДА перечитывайте письмо перед отправлением, потому что кроме ошибок там могут быть простые описки, за которые потом будет очень неловко.
Давайте сравним два письма:
Деловое письмо:
Name / Title Business / Organization
Address
City, State Zip Code
Dear Name:
Your company has been highly recommended to us by the Thailler Company in Hamburg, Germany. We are a small company specializing in computer equipment and we have received many inquiries from our customers for some parts that we don’t have among our goods. We want to expand our range of products and services and we would like you to send us your latest sales catalogue with prices. Please, also include information about the minimum quantity for a trial order.
We look forward to hearing from you.
Sincerely,
Signature
Name
Письмо другу, неформальная форма:
Subject: Thx for yr msg
Re your msg left on my ans machine – yes, I’m free 4 dinner on Wed next wk. Btw, good news about yr interview. Hv 2 work now. CU, Juliya.
Если написать это письмо без сокращений:
Subject: Thanks for your message.
Re your message on my answer machine – yes, I am free for dinner on Wednesday next week. By the way, good news about your interview. I have to work now. See you, Juliya.
По содержанию, лексике, форме самого письма и сокращениям два письма значительно и видимо отличаются. Я думаю, в реальной жизни вы не перепутаете эти два стиля и с легкостью справитесь с поставленной задачей.
Предлагаю вам пройти небольшой тест:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
