Иногда в жизни возникают ситуации, когда необходимо принести извинения в письменной форме. В английском языке письмо-извинение может быть неофициальным / личным (informal / personal) и деловым (formal). Его пишут в случае какой-то ошибки, невыполнения обязательств, невозможности выполнения обещания и т. п.
В целом структура письма-извинения особо не отличается от структуры обычного formal / informal letter. Однако есть и свои особенности. Рассмотрим каждый стиль письма-извинения отдельно.
Informal Letter of apology
Бывает так, что вы обидели или расстроили кого-то из членов семьи или друга и хотите принести искренние извинения. Вы можете сохранить отношения, отправив письмо. Что же в нем написать? По структуре ваше письмо будет выглядеть так:
- Dear (Name),
- Introduction (§ 1) — почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, признать свою ошибку.
Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма, которые помогут выразить искренние извинения:
Английские выражения Примерное значение выражений I hope you will understand when I say that… Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что… What can I say, except I’m sorry that… Что я могу сказать, кроме как прости… I’m sorry for… Я виноват… (Мне жаль…) I owe you an apology. Я должен перед тобой извиниться. I’m sorry if I upset you in any way… Прости, если каким-то образом обидел тебя… I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой. I feel dreadful about… Я ужасно поступил… It was my fault, and I’m sorry. Это была моя вина, прости. My sensitivity was on vacation that day and I’m so sorry. Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль. I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks. Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания. Please forgive me for being so late. It was inexcusable. Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания. I apologize most humbly for (ignoring your feelings). Я искренне прошу прощения за… - Main Body (§ 2-3) – причины и объяснение вашего поступка. В основной части письма вы пытаетесь объяснить, почему все произошло именно так. Важно полностью признать свою ошибку, даже если вы считаете, что это была не только ваша вина. Иначе такое письмо-извинение не будет иметь смысла, а только усугубит конфликт. Ни в коем случае не обвиняйте адресата. Пообещайте больше не повторять подобные ошибки.
В основной части помогут такие устойчивые фразы:
Английские выражения Примерное значение выражений I blame myself for what happened. Я виню себя в том, что случилось. It was my fault (responsibility). Это была моя вина (обязанность). I’m embarrassed to admit that… Мне неловко признавать, что… Please accept this letter as my personal promise to… Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание… I am sorry for the hurt I know this causes. Прости за нанесенную обиду. I admit that I was in the wrong. Признаю, что был неправ. - Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится. Так как это близкий человек, пообещайте позвонить лично или встретиться, чтобы еще раз принести свои извинения.
Следующие фразы помогут составить заключительный параграф:
Английские выражения Примерное значение выражений I hope you believe me when I say how sorry I am. Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею. I can’t tell you how sorry I am. Даже не могу передать, как я сожалею. I beg you to forgive me. Умоляю, прости меня. There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me. Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь. I sincerely hope… Искренне надеюсь… All this being said, I again apologize for the problems I have caused you. После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы. We hope you are willing to give us another chance. Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс. I hope this incident won’t stand in the way of our friendship. Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы. Again, I apologize for betraying your trust. Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие. I hope that as time passes you will find a way to forgive me. Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня. I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but… Понимаю, что тебе сложно простить меня, но… I will call you later this week to apologize in person. Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично. I can promise you that this will never happen again. Обещаю, что это больше не повторится. - В конце письма-извинения идет заключительная фраза. Например:
Sincerely (Sincerely yours),
(Name)Примеры личных писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:
Formal Letter of apology
Теперь рассмотрим официальное письмо-извинение.
Formal Letter of apology обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу (Letter of Complaint). Цель делового письма-извинения – объяснить причины проблем, указанных в письме-жалобе, а также убедить адресата, что будут предприняты шаги, чтобы устранить проблемы и избежать их повторения в будущем. Желательно предложить компенсацию.
Если от грамотности составления Personal Letter of apology зависят ваши личные отношения с кем-либо, то деловое письмо-извинение может стать шагом к урегулированию отношений с клиентом / партнером, помочь исправить неприятную ситуацию в бизнесе, сохранить репутацию компании.
Рассмотрим каждую структурную часть такого письма.
- В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.
- Introduction (§ 1) — почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.
Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма:
Английские выражения Примерное значение выражений I am writing to apologize for… Я пишу, чтобы извиниться за… I am writing to offer my apologies for… Я пишу, чтобы выразить свои извинения за… I must (would like to) apologise for… Должен (хотел бы) извиниться за… Please accept my / our sincere / profuse apologies for… Примите мои / наши искренние извинения… We apologise for… Мы просим прощения за… Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме. I appreciated your advising me of this incident. Для меня очень важно ваше сообщение. I would like to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced. В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства. NB!!! Напомним, что в официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.
- Main Body:
(§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.
(§ 4) – предложение компенсации.
В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах.
Очень желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).
Вот некоторые полезные фразы для основной части делового письма-извинения:
Английские выражения Примерное значение выражений We accept full responsibility for the mistake. Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку. I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future. Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло. You have my assurance that… Я гарантирую вам… Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы… I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency. Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно. I can assure you that this will not happen again. Обещаю, что это впредь это не повторится. We are doing everything we can do to resolve the issue. Мы делаем все возможное для решения проблемы. Please allow me to suggest you… as compensation for… Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за… To compensate for the inconvenience caused… Для возмещения причиненных неудобств… Please allow me to offer you… by way of compensation… Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации… - Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.
Можно употребить следующие выражения:
Английские выражения Примерное значение выражений Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused… Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства… I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted). Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты). I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error. Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку. Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. If you would like to continue this conversation, please feel free to call me at… Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону… Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience. Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время. - В конце письма – заключительная фраза:
Sincerely (Sincerely yours),
(Name)Примеры деловых писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
