Всем известно, что email, то есть электронное письмо – это способ передачи информации между компьютерами, широко распространенный в наши дни. Чтобы отправить или получить email, необходим доступ в Интернет и ваше желание отправить или получить письмо.
Преимущества электронных писем
Электронные письма экономят время и дают возможность неформального общения. Их можно использовать как внутри компании, так и в качестве эффективного и быстрого способа общения с людьми по всему миру. Особенно этот способ удобен для коротких сообщений, передачи информации, для назначения/переноса встреч, для составления запроса или ответа на него, для ежедневной переписки. Электронные письма можно получить или отправить, даже когда вы путешествуете, при этом оставаясь в курсе дел.
Недостатки
Не стоит использовать электронные письма для передачи конфиденциальной информации, так как иногда электронные ящики взламываются и информация может попасть к мошенникам.
Читаем названия электронных адресов
Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения. Вторая часть, которая следует сразу за значком @ (at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия. Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.). Вот несколько других примеров названий доменов:
- .biz – бизнес;
- .gov – правительственная организация;
- .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
- .pro – профессия (например, медицина, право).
Компоновка и расположение
Ниже представлено обычное письмо. Под цифрой 1 показан заголовок, включающий адресата и тему письма, под цифрой 2 показано тело письма, под цифрой 3 – блок подписи.
Стиль
Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Как правило, несмотря на всю кажущуюся неофициальность электронной переписки, при составлении подобных писем следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. Вот основные рекомендации по стилю:
- Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия, как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day).
- Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо, думайте о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне.
- Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо.
- Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*.
- Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность.
- В одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом.
- Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.
Основные сокращения, используемые в электронной переписке или TLA
В английском языке существует понятие TLA или Three-letter acronym – трехбуквенный акроним, аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы. Вот часто употребляемые TLA:
- AFAIK (as far as I know) – насколько мне известно.
- BFN (bye for now) – до встречи, пока.
- BTW (by the way) – кстати.
- COB (close of business) – окончание рабочего дня.
- FYI (for your information) – к Вашему сведению
- JIT (just in time) – вовремя.
- IOW (in other words) – другими словами, иначе говоря.
- LT (lead time) – время выполнения заказа.
- NRN (no reply necessary) – ответ не требуется.
- OTOH (on the other hand) – с другой стороны.
- WIP (work in process) – проект в стадии разработки.
Используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.
Emoticons или смайлы
Emoticons (сочетание слов emotion (эмоция) и icon (символ)) или, как мы привыкли слышать, смайлы часто используются в неформальной переписке. Они выражают эмоции, которые невозможно выразить одними лишь словами, например:
- :-) – улыбка;
- :-( – нахмуренность;
- ;-) – подмигивание.
Лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.
Используйте эти правила при написании писем, и вы легко наладите контакт с деловым партнером.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
