Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Пишем деловые электронные письма на английском без ошибокВсем известно, что email, то есть электронное письмо – это способ передачи информации между компьютерами, широко распространенный в наши дни. Чтобы отправить или получить email, необходим доступ в Интернет и ваше желание отправить или получить письмо.

Преимущества электронных писем

Электронные письма экономят время и дают возможность неформального общения. Их можно использовать как внутри компании, так и в качестве эффективного и быстрого способа общения с людьми по всему миру. Особенно этот способ удобен для коротких сообщений, передачи информации, для назначения/переноса встреч, для составления запроса или ответа на него, для ежедневной переписки. Электронные письма можно получить или отправить, даже когда вы путешествуете, при этом оставаясь в курсе дел.

Недостатки

Не стоит использовать электронные письма для передачи конфиденциальной информации, так как иногда электронные ящики взламываются и информация может попасть к мошенникам.

Читаем названия электронных адресов

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения. Вторая часть, которая следует сразу за значком @ (at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия. Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .acacademic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.). Вот несколько других примеров названий доменов:

  • .biz – бизнес;
  • .gov – правительственная организация;
  • .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
  • .pro – профессия (например, медицина, право).

Компоновка и расположение

Ниже представлено обычное письмо. Под цифрой 1 показан заголовок, включающий адресата и тему письма, под цифрой 2 показано тело письма, под цифрой 3 – блок подписи.

email

Стиль

Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Как правило, несмотря на всю кажущуюся неофициальность электронной переписки, при составлении подобных писем следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. Вот основные рекомендации по стилю:

  1. Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия, как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day).
  2. Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо, думайте о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне.
  3. Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо.
  4. Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*.
  5. Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность.
  6. В одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом.
  7. Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.

Основные сокращения, используемые в электронной переписке или TLA

В английском языке существует понятие TLA или Three-letter acronym – трехбуквенный акроним, аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы. Вот часто употребляемые TLA:

  • AFAIK (as far as I know) – насколько мне известно.
  • BFN (bye for now) – до встречи, пока.
  • BTW (by the way) – кстати.
  • COB (close of business) – окончание рабочего дня.
  • FYI (for your information) – к Вашему сведению
  • JIT (just in time) – вовремя.
  • IOW (in other words) – другими словами, иначе говоря.
  • LT (lead time) – время выполнения заказа.
  • NRN (no reply necessary) – ответ не требуется.
  • OTOH (on the other hand) – с другой стороны.
  • WIP (work in process) – проект в стадии разработки.

Используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Emoticons или смайлы

Emoticons (сочетание слов emotion (эмоция) и icon (символ)) или, как мы привыкли слышать, смайлы часто используются в неформальной переписке. Они выражают эмоции, которые невозможно выразить одними лишь словами, например:

  • :-) – улыбка;
  • :-( – нахмуренность;
  • ;-) – подмигивание.

Лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.

Используйте эти правила при написании писем, и вы легко наладите контакт с деловым партнером.

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
comments powered by HyperComments