Всем известно, что “email” или «имейл», т. е. электронное письмо – это способ передачи информации между компьютерами, широко распространенный в наши дни. Чтобы отправить или получить имейл, необходим доступ в Internet и ваше желание отправить или получить письмо.

Преимущества электронных писем

Есть множество преимуществ: в первую очередь электронные письма экономят время и дают возможность неформального общения. Их можно использовать как внутри компании, так и в качестве эффективного и быстрого способа общения с людьми по всему миру. Особенно этот способ удобен для коротких сообщений, передачи информации, для назначения / переноса встреч, для составления запроса или ответа на него, для ежедневной переписки. Электронные письма можно получить или отправить, даже когда вы путешествуете, при этом оставаясь в курсе дел.

Недостатки

Недостатки электронных сообщений включают в себя технические проблемы, которые могут повлиять на задержку получения письма или на невозможность его получения. Бывают случаи, когда вложения по каким-либо причинам не читаются. К нетехническим недостаткам можно также отнести, как это ни парадоксально, то, что легкость отправки и получения таких сообщений может привести к большому количеству так называемых ненужных писем, которые тратят ваше время попусту. Не стоит использовать имейлы для передачи конфиденциальной информации, так как иногда электронные ящики взламываются, к примеру, и информация может попасть в недобросовестные руки.

Читаем названия электронных адресов

Итак, а теперь давайте разберемся в том, какими бывают электронные адреса. Обычные электронные адреса выглядят так: dfranks@intchem.co.no, corneyg@kingsway.ac.uk. Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь или названия отдела / подразделения или, возможно, его сокращения. Вторая часть, которая следует сразу за значком @ (at) – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или, опять же, сокращения этого названия. Обычно последняя часть адреса включает в себя суффиксы названий доменов, в зависимости от типа организации (например, “.co” для “company”, “.ac” (“academic”) для университета), а также названия страны, из которой отправлено сообщение (например, “.no” для Норвегии, “.uk” для Великобритании и т. д.). Вот несколько других примеров суффиксов названий доменов:

  • .biz — бизнес.
  • .gov — правительственная организация.
  • .org — некоммерческая организация (например, благотворительная организация).
  • .pro — профессия (например, медицина, право).

Компоновка и расположение

Ниже представлено обычное письмо. Под цифрой 1 показан заголовок, включающий адресата и тему письма, под цифрой 2 показано тело письма, под цифрой 3 — блок подписи.

email

Стиль

Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Как правило, несмотря на всю кажущуюся неофициальность электронной переписки, при составлении подобных писем следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. Вот основные рекомендации по стилю:

  • Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с одним конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day!).
  • Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо; думайте об адресате, о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне.
  • Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо.
  • Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*.
  • Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность.
  • В целом, в одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом.
  • Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.

Основные сокращения, используемые в электронной переписке или TLA

В английском языке существует такое понятие как TLA или Three-Letter Acronym — трёхбуквенный акроним аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того, чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы.
Вот часто употребляемые TLA:

  • AFAIK (As Far As I Know) – насколько мне известно.
  • BFN (Bye For Now) – до встречи, пока.
  • BTW (By The Way) – кстати.
  • COB (Close Of Business) – окончание рабочего дня.
  • FYI (For Your Information) — к Вашему сведению
  • JIT (Just In Time) — вовремя.
  • IOW (In Other Words) – другими словами, иначе говоря.
  • LT (Lead Time) – время выполнения заказа.
  • NRN (No Reply Necessary) – ответ не требуется.
  • OTOH (On The Other Hand) – с другой стороны.
  • WIP (Work In Process) – проект в стадии разработки.

Используйте такие сокращения очень осторожно, только когда вы уже установили дружеское общение с получателем письма.

Emoticons или смайлы

Emoticons (сочетание слов emotion (эмоция) и icon (символ)) или, как мы привыкли слышать, смайлы часто используются в неформальной переписке. Они выражают эмоции, которые невозможно выразить одними лишь словами, например:

  • :-) улыбка.
  • :-( нахмуренность.
  • ;-) подмигивание.

В целом, лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно, если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.

Итак, дерзайте! О типах электронных писем, о подводных камнях переписки на английском читайте в других моих статьях.